POLYPOINT|PEP - Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung stehen Menschen im Vordergrund. Neben der Disposition ihrer zeitlichen Verfügbarkeit, geht es auch um die Berücksichtigung von Rahmenbedingungen, betrieblichen Besonderheiten, gesetzlichen Vorschriften, Entschädigungen, Wünschen und Vorlieben.

Die Erstellung der Einsatzpläne, deren Aktualisierung und administrative Nachbearbeitung verursachen einen beträchtlichen Verwaltungsaufwand, mit einem erheblichen Teil an Routinearbeiten. Die geleisteten Stunden sowie Zulagen und Gutschriften müssen ermittelt werden – dabei sind flexible Arbeitszeiten und situationsbedingte Abweichungen gegenüber der Planvorgabe zu berücksichtigen. Bei Ausfällen muss unkompliziert ein Ersatz gefunden werden. Um eine bedarfsgerechte Personalzuteilung zu erreichen, müssen die verfügbaren Kapazitäten und die möglichen Alternativen transparent gemacht werden.

Auf einer gemeinsamen Datenbasis umfasst POLYPOINT vollständig integrierte Funktionen für die Einsatzplanung, die Zeiterfassung, die Tätigkeitserfassung, die Abrechnung sowie für das Controlling. Flexible Arbeitszeitmodelle mit variablen Regeln, zum Beispiel für Zulagen und Gutschriften, erlauben die Abbildung aller bekannten Berechnungsvarianten. POLYPOINT berechnet Zulagen automatisch und übermittelt lohnrelevante Daten direkt an Ihr Lohnabrechnungssystem.

Das Kernstück der integrierten Zeiterfassung bildet der Stempeleditor. Dieser gelangt sowohl mit, als auch ohne Zeiterfassungsterminals (Stempeluhren) zum Einsatz. Bereits zum Planungszeitpunkt werden die Arbeitszeiten, basierend auf den Dienstvorgaben, durch POLYPOINT automatisch generiert. Vom Plan abweichende Arbeitszeiten werden im Stempeleditor manuell erfasst.

Bei der Nutzung von Zeiterfassungsterminals entfällt die manuelle Korrektur von Dienstzeitabweichungen weitgehend. Die am Terminal erfassten Zeitstempel werden durch POLYPOINT direkt übernommen und sofort verifiziert. Aufgrund der zugrundeliegenden Regelwerke können durch das System automatisch Korrekturen vorgenommen werden. Mitarbeitende können verschiedene Informationen wie Stundenkonten oder Ferienguthaben selber direkt an den Zeiterfassungsterminals abfragen.

Der Zeitausweis dient der exakten Darstellung aller angerechneten Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden pro Monat. Auf dieser Grundlage erfolgt anschliessend die Monatsabrechnung. Sämtliche Abweichungen zwischen der Soll- und Ist-Zeit aller Dienste werden tagesbezogen dokumentiert und können für jeden Mitarbeitenden als Arbeitsnachweis ausgedruckt werden.

Funktionen

Planungshilfen: Zeit sparen durch automatische Planung oder Sequenzplanung.

Bedarfs- und Bestandskontrolle: Zeigt mögliche Unter- bzw. Überbesetzungen auf.

Planungsregeln: Planungsfehler oder Konflikte werden gemeldet bzw. protokolliert.

Vorbereitung zur Abrechnung: Zeitzuschläge sowie Zulagen werden ermittelt und die Lohndaten online an das Abrechnungssystem übergeben.

Abbildung diverser Tarife: Es können beliebig viele Tarife, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Vereinbarungen abgebildet werden.

Verschiedene Arbeitszeitmodelle: Egal, ob 5-Tage- oder n-Tage-Woche, Dienstzeiten können über das Tagessollraster individuell parametriert werden.

Zeiterfassung: Mittels Terminal oder Mobile App ist die integrierte Zeiterfassung für Mitarbeitende möglich.

Reporting: Mit Hilfe eines Reportgenerators können individuelle Listen und Reports erstellt werden.

Schnittstellen: Bidirektionale Schnittstellen zu jedem System möglich.